Geschäftsordnung

Fassung vom 03.04.2025

Diese Geschäftsordnung bezieht sich auf das „Statut zur Errichtung eines Sachverständigenrates zum Schutz vor sexuellem Missbrauch und Gewalterfahrungen“ in der Version vom 08.10.2024. Gemäß § 2 des Statuts ist der Sachverständigenrat in seiner Tätigkeit unabhängig und nur an den durch das Statut begründeten Auftrag gebunden. Das Statut regelt die Zielsetzung (§ 1) und die Aufgaben (§ 4) des Sachverständigenrates. Laut § 3 (11) des Statuts gibt sich der Sachverständigenrat eine Geschäftsordnung.
 

I. Mitglieder und Geschäftsstelle
Das Statut regelt das Besetzungsverfahren, die Mitgliedschaft und die Vorstandswahl (§ 3) ausreichend detailliert.
Der Sachverständigenrat wird durch eine Geschäftsstelle („Gremienbüro“) unterstützt (§ 10). Das Gremienbüro besteht aus sechs Personen: Einer Geschäftsführerin/einem Geschäftsführer mit der Doppelfunktion als Gremienbüroleitung, zwei Referentinnen/Referenten für den Sachverständigenrat, einer Referentin/einem Referenten für den Betroffenenbeirat, einer Sachbearbeiterin/einem Sachbearbeiter und einer Sekretariatsmitarbeiterin/einem Sekretariatsmitarbeiter.
 

II. Termine und Sitzungen

A. Termine
1) Der Sachverständigenrat tagt in der Regel monatlich, mindestens jedoch einmal pro Quartal. Während der Hauptferienzeit im Sommer findet keine Sitzung statt.
2) Die Sitzungen finden in der Regel digital statt. Mindestens zwei Sitzungen pro Kalenderjahr sowie die Jahrestagung finden in Präsenz statt.
 

B. Einladung und Tagesordnung
1) Die Mitglieder des Sachverständigenrates sollen Vorschläge zur Tagesordnung bis zu 10 Tage vor einer Sitzung einbringen. Der/die Vorsitzende und das Gremienbüro berücksichtigen diese Vorschläge und erstellen eine Tagesordnung.
2) Tagesordnungen können noch im Laufe einer Sitzung - nach gemeinsamer Abstimmung - geändert oder ergänzt werden.
3) Die Einladung zu den digitalen Sitzungen soll spätestens eine Woche nach der vorhergegangenen Sitzung von dem Gremienbüro per E-Mail versandt werden. Die Tagesordnung soll spätestens eine Woche vor dem Sitzungstermin von dem Gremienbüro per E-Mail-versandt werden.
4) Die Einladung zu Tagungen in Präsenz soll spätestens einen Monat vor Sitzungstermin per E-Mail versandt werden. Die Tagesordnung zu Sitzungen in Präsenz soll zwei Wochen vor Sitzungstermin versandt werden.
 

C. Sitzungen
Grundlegende Elemente der Sitzungspraxis sind bereits unter § 5 im Statut geregelt.
1) Der Geschäftsführer muss und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Gremienbüros können mit beratender Stimme an den Sitzungen teilnehmen.
2) Das Gremienbüro übernimmt die Protokollführung bei den Sitzungen und stellt einen Protokollanten oder eine Protokollantin.
3) Die Sitzungsleitung obliegt der/dem Vorsitzenden des Sachverständigenrates.
 

D. Protokolle
1) Die Protokolle enthalten die Tagesordnungspunkte, sowie die Beschlüsse und die Arbeitsaufträge.
2) Die Protokolle sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe der Protokolle an Dritte erfolgt nach Abstimmung mit absoluter Mehrheit der Mitglieder des Sachverständigenrates.
3) Die Protokolle sind den Mitgliedern des Sachverständigenrates innerhalb von 10 Tagen nach Sitzungstermin zuzuleiten. Gegen das Protokoll kann mit einer Frist von 10 Tagen ab Zugang Widerspruch bei der Geschäftsstelle eingelegt werden. Geht in der Frist kein Widerspruch ein, so gilt das Protokoll als genehmigt; über die Widersprüche befindet der Sachverständigenrat in seiner nächsten Sitzung. Das Gremienbüro informiert unmittelbar nach Fristablauf über Widersprüche und Genehmigung. Nachträgliche Änderungen und Korrekturen von bereits verabschiedeten Protokollen sind in Ausnahmefällen möglich.
4) Die vom Betroffenenbeirat bei der Deutschen Bischofskonferenz entsandten Mitglieder des Sachverständigenrates sind insofern von der Verschwiegenheit befreit, als dass sie grundsätzlich über die Arbeit und Themen des Sachverständigenrates berichten und eine gute Kommunikation in beide Gremien pflegen. Abweichend davon kann Verschwiegenheit über bestimmte Themen und Aspekte vereinbart werden. Protokolle und namentliche Zuordnungen sind nicht ohne Absprache weiterzureichen.
 

III. Beschlussfähigkeit und Abstimmungen
 

A. Beschlussfähigkeit
1) Der Sachverständigenrat ist beschlussfähig, wenn gemäß der Geschäftsordnung ordnungsgemäß zur Sitzung eingeladen wurde und mindestens sieben seiner Mitglieder anwesend sind (siehe Statut § 6 (1)).2)
Abstimmungen erfolgen in der Regel mündlich oder per Handzeichen. Auf Antrag eines Mitglieds kann eine Abstimmung geheim durchgeführt werden. Das Ergebnis der Abstimmung ist nicht namentlich festzuhalten. Abweichende Meinungen („Sondervoten“) einzelner Mitglieder können mit Zustimmung namentlich protokolliert werden.
 

B. Beschlüsse im Umlaufverfahren
1) Grundsätzlich können Beschlüsse auch im Umlaufverfahren durchgeführt werden. Diese Beschlüsse im Umlaufverfahren werden per E-Mail angekündigt und vorzugsweise auf der Plattform Communicare durchgeführt.
2) Bei Beschlüssen im Umlaufverfahren muss normalerweise 48 Stunden Zeit zur Abstimmung eingeräumt werden. Nach Ablauf von 24 Stunden versendet das Gremienbüro eine Erinnerung oder kontaktiert die Sachverständigen telefonisch.
3) Jedes Mitglied des Sachverständigenrates besitzt ein Veto-Recht gegen die Verwendung des Umlaufverfahrens bei Beschlüssen. Dieses Veto muss spätestens vor dem Ablauf des Umlaufverfahrens per E-Mail an das Gremienbüro ausgeübt werden.
4) In besonders dringenden Situationen kann diese Zeit auf Wunsch der/des Vorsitzenden auf 24 Stunden verkürzt werden. Es soll in diesen Fällen mit den Sachverständigen auf eine passende Weise telefonisch Kontakt aufgenommen werden.
5) Beschlüsse im Umlaufverfahren sind gültig, wenn mindestens 7 Mitglieder ein Votum abgegeben haben.
6) Das Ergebnis von Beschlüssen im Umlaufverfahren wird allen Mitgliedern des Sachverständigenrates durch das Gremienbüro in Schriftform mitgeteilt.
 

IV. Kommunikation

A. Interne Kommunikation
1) Allgemein sollen die Sachverständigen innerhalb von 48 Stunden auf Terminumfragen und administrative Anfragen reagieren.
2) Die Sachverständigen geben dem Gremienbüro neben ihrer E-Mail-Adresse eine Mobiltelefonnummer an, auf welcher sie in dringenden Fällen kurzfristig erreichbar sind.
3) Der Sachverständigenrat nutzt Communicare außerdem als eine datenschutzkonforme interne Plattform zur Ablage von Dokumenten, Protokollen, Beschlüssen und sonstigen Arbeitspapieren. Die Plattform wird vom Gremienbüro administriert. Alle Mitglieder haben Zugriff auf Communicare.
 

B. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
1) Der Sachverständigenrat ist über die E-Mail-Adresse des Gremienbüros (info@svr-schutz-kirche.de), postalisch oder telefonisch erreichbar.
2) Presseanfragen werden grundsätzlich über das Gremienbüro koordiniert, das den Sachverständigenrat über die eingehenden Anfragen informiert. Die Beantwortung von Presseanfragen muss immer aus dem Sachverständigenrat erfolgen, es sei denn der/die Vorsitzende beauftragt das Gremienbüro dazu. Bei zeitkritischen Anfragen erfolgt die Beantwortung in Abstimmung mit der/dem Vorsitzenden.
3) Der Sachverständigenrat kann durch die Pressestelle der Deutschen Bischofskonferenz (DBK) unterstützt werden. Der Sachverständigenrat behält sich das Recht vor, Stellungnahmen oder weitere Mitteilungen zu verfassen und über die ihm zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle zu veröffentlichen.
4) Der Sachverständigenrat kann Plattformen auf sozialen Medien unterhalten. Die Pflege der sozialen Medien übernimmt das Gremienbüro.
5) Der Sachverständigenrat betreibt eine eigene Webseite (www.svr-schutz-kirche.de) und bestimmt die redaktionellen Inhalte eigenverantwortlich, welche vom Gremienbüro gepflegt werden. Die Webseite ist auf der Infrastruktur der DBK aufgebaut und wird technisch von dort betrieben.

V. Sonstiges
1) Die Budgetverantwortung liegt beim Sachverständigenrat (siehe § 10 (5) des Statuts). Über Kostenpositionen von bis zu 5.000 Euro kann der/die Vorsitzende gemeinsam mit der Geschäftsführung des Gremienbüros entscheiden.
2) Im Falle der Verhinderung der/des Vorsitzenden bis zu einem Zeitraum von acht Wochen können die Aufgaben durch die/den stellvertretenden Vorsitzenden übernommen werden. Im Falle einer Verhinderung über diesen Zeitraum hinaus ist eine/ein neue/r Vorsitzende/r zu wählen. Die Wahlmodalitäten sind unter § 3 (7) und § 6 im Statut geregelt.
VI. Inkrafttreten und Änderung der Geschäftsordnung
1) Die Geschäftsordnung wurde von dem Sachverständigenrat am 03.04.2025 beschlossen und tritt zum 03.04.2025 in Kraft.
2) Jedes Mitglied des Sachverständigenrates kann Anträge auf Änderung der Geschäftsordnung einbringen. Die Geschäftsordnung kann durch die Mehrheit der Stimmen der Mitglieder geändert werden.
3) Die Geschäftsordnung soll spätestens zum Ende der ersten Amtszeit des Sachverständigenrates im Jahr 2027 evaluiert werden.